Porquê precisamente os relatórios subcontratados
Quase nenhum laboratório tem no âmbito da acreditação tudo o que os clientes pedem. Metais pesados, HAP, Legionella, determinações segundo outra norma, ensaios sazonais realizados uma vez por trimestre — tudo isto vai para um laboratório subcontratado. O cliente recebe um único relatório e é o seu laboratório que responde por tudo o que nele consta.
E é aqui que começa um problema que não aparece em nenhum relatório de eficiência: o subcontratado devolve um PDF e alguém do seu lado transcreve os números a partir dele. Normalmente é a mesma pessoa que tem mais trabalho — o responsável técnico ou a pessoa que autoriza os relatórios. A transcrição demora entre alguns minutos e mais de dez por documento, é aborrecida e exige atenção a cem por cento. A combinação ideal para cometer um erro.
Este artigo descreve um único caso de utilização da IA, definido de forma estrita: a leitura dos resultados do relatório do subcontratado e a sua colocação nas linhas do pedido. Sem visões de um laboratório autónomo, sem promessas de «revolução». Uma tarefa que a máquina executa mais depressa e com mais cuidado do que uma pessoa cansada — desde que a decisão de aprovação fique do lado humano.
Os cinco erros que se repetem com mais frequência
- Vírgula contra ponto. O relatório de um laboratório estrangeiro indica 0.05, o sistema espera 0,05 — num copiar-colar descuidado, o resultado pode ficar mil vezes maior.
- mg/l em vez de µg/l. O erro mais caro nos ensaios ambientais. O subcontratado reporta microgramas, o seu âmbito trabalha em miligramas — sem conversão, um resultado conforme transforma-se numa ultrapassagem do limite.
- Linha desalinhada. Uma tabela com quinze determinações, o olhar salta uma linha e o resultado do crómio vai parar ao níquel.
- Sinal «menor que» perdido. < 0,5 transcrito como 0,5 já não é «abaixo do limite de quantificação», mas sim um valor medido concreto. Muda a interpretação e a avaliação da conformidade.
- Nota omitida. Uma observação sobre um desvio ao método, sobre a colheita da amostra pelo cliente ou sobre o facto de a determinação estar fora do âmbito da acreditação do subcontratado — normalmente é letra miudinha no fundo da página, mas tem de passar para o relatório final.
Porque é que o auditor pergunta por isto em primeiro lugar
Ao subcontratar ensaios, o laboratório tem de demonstrar o controlo sobre o fornecedor externo (secção 6.6 da ISO/IEC 17025) e identificar claramente no relatório os resultados obtidos desse fornecedor (alínea p) da secção 7.8.2.1). A transcrição manual de números do PDF de outra pessoa costuma perder as duas coisas: a marcação de origem desaparece e a ligação ao original só existe na memória de quem fez o trabalho.
O caso de utilização passo a passo
Abaixo, o percurso completo de um documento — desde a sua chegada até ao momento em que o resultado está pronto para o relatório final. Toda a sequência demora tanto quanto a leitura deste parágrafo; o último passo é o único em que é necessária uma pessoa.
O que o modelo tem de ler para que o resultado fique completo
O número, por si só, não chega. O relatório final para o cliente tem de transportar muito mais informação, e toda ela está no documento do subcontratado — só que espalhada por três sítios diferentes. O conjunto mínimo, sem o qual o registo não faz sentido:
- Quem fez o ensaio — nome completo e morada do laboratório subcontratado e número da sua acreditação.
- Número e data do relatório do subcontratado — é o identificador com o qual o auditor reconstitui a ligação.
- Identificação da amostra dos dois lados — a sua designação da amostra e a designação que o subcontratado lhe atribuiu.
- Datas de receção da amostra e de realização do ensaio — sem elas não consegue avaliar se o prazo de conservação da amostra foi cumprido.
- Determinação, resultado e unidade — juntos, nunca separados.
- Método de ensaio com o ano de edição da norma — «PN-EN ISO 17294-2» sem ano é um método diferente do mesmo com ano.
- Incerteza expandida e fator de expansão — se o subcontratado os tiver indicado.
- Limite de quantificação e forma de registar os resultados abaixo dele.
- Observações, desvios e declarações de conformidade — incluindo a informação sobre quais as determinações que estavam fora do âmbito da acreditação.
Uma regra sem exceções
Se alguma destas informações não constar do documento, o modelo não a pode completar — tem de assinalar a falta. Adivinhar o ano da norma ou acrescentar a unidade «porque costuma ser assim» é exatamente o tipo de ajuda que torna a ferramenta inadequada para um laboratório acreditado.
Onde é que isto falha
Uma descrição honesta de um caso de utilização tem de incluir as situações em que o automatismo não consegue dar resposta. São poucas e todas previsíveis:
- Digitalização de má qualidade. Um documento enviado por fax, fotografado de lado ou assinado com esferográfica por cima da tabela. A leitura é então incerta e tem de ser marcada como exigindo verificação completa.
- Tabela partida entre páginas. O cabeçalho das colunas fica na primeira página e parte das linhas passa para a segunda — sem reconhecer a continuação, é fácil atribuir valores às colunas erradas.
- Repetições e diluições. A mesma determinação aparece duas vezes no relatório porque o ensaio foi repetido. Qual é o resultado certo, só uma pessoa sabe — e é ela que tem de o indicar.
- Relatório conjunto de várias amostras. Um documento, dez amostras em colunas. O risco de atribuir o resultado à amostra errada é aqui o maior.
- Nomes parecidos. «Crómio» e «Crómio(VI)» são duas determinações diferentes, com limites diferentes. Emparelhar apenas pelo nome é aqui inaceitável — é obrigatória a correspondência em conjunto com o método.
Regra suprema: a IA propõe, a pessoa autoriza. Uma ferramenta que grava resultados sem confirmação transfere a responsabilidade pelo relatório para o fornecedor do software — algo que nenhuma norma prevê e nenhum auditor aceita. O valor deste caso de utilização não está em retirar a pessoa do processo, mas em transformar o seu trabalho de transcrição em verificação.
Registo de auditoria
A leitura automática só faz sentido se for possível reconstituir mais tarde de onde veio cada número. Por isso, para cada resultado aceite é guardado o conjunto completo de informações sobre a própria leitura — independentemente de o documento original já estar anexado ao pedido.
| O que é guardado | Para quê |
|---|---|
| Documento de origem | O relatório original do subcontratado, tal como chegou — sem conversão e sem tratamento. |
| Data e hora da leitura | Permite situar a leitura na sequência dos acontecimentos, em relação à receção do documento e à autorização do relatório. |
| Versão do modelo | Quando a ferramenta muda de comportamento, sabe-se que leituras anteriores foram feitas com a versão antiga. |
| Valor proposto | Guardado ao lado do valor aprovado — vê-se se a pessoa corrigiu alguma coisa e o quê exatamente. |
| Pessoa que aceitou | Responsabilidade nominal pela introdução do resultado no pedido. |
| Marcação de subcontratação | Ligada em permanência ao resultado, passa para o relatório final e cumpre o requisito da alínea p) da secção 7.8.2.1. |
A última linha da tabela é aqui a mais importante. A marcação de subcontratação atribuída automaticamente no momento da leitura não pode ser esquecida, porque ninguém a escreve — resulta da origem do documento. É a única alteração em todo o processo que melhora a conformidade com a norma pela sua própria conceção, e não pela disciplina da equipa.
Quanto é que isto rende na prática
Os números abaixo são um cálculo com base num exemplo, e não o resultado de uma medição num cliente concreto. Consideremos um laboratório de dimensão média que subcontrata com regularidade, mas não em massa:
Quatro horas por mês não é um número que valha a pena vender como uma revolução. O verdadeiro benefício está noutro lado: são quatro horas de trabalho da pessoa mais cara do laboratório, feito sob pressão de prazos, numa tarefa em que uma linha descuidada custa uma reclamação, a repetição de um ensaio ou uma não conformidade na auditoria. Trocar a transcrição pela verificação muda não tanto o número de horas, mas sobretudo a distribuição do risco.
Um efeito secundário que ninguém planeia
Quando todos os relatórios dos subcontratados passam por um único sítio, ao fim de alguns meses tem dados prontos para a avaliação dos fornecedores exigida pela secção 6.6: quem cumpre os prazos, quem envia documentos que precisam de correções, em quem se repetem lacunas na descrição do método. Sem manter um registo à parte.
Como pôr isto a funcionar no seu laboratório
A implementação deste caso de utilização não exige reorganizar o laboratório. Exige, no entanto, uma ordem — tentar ativar tudo de uma vez acaba com a desconfiança da equipa em relação à ferramenta:
- Escolha um subcontratado — aquele de quem recebe mais relatórios com uma disposição repetível. É com ele que verá o efeito mais depressa.
- Reúna algumas dezenas dos relatórios dele do último ano e verifique a leitura em documentos cujos resultados já conhece. É o único teste honesto: a comparação com o que foi efetivamente introduzido à mão.
- Ponha a funcionar o trabalho em paralelo durante um mês — a leitura automática ao lado da transcrição habitual. As diferenças que surgirem valem mais do que as concordâncias.
- Descreva-o na documentação do sistema de gestão — quem aceita, o que acontece numa leitura ambígua, como são marcados os resultados subcontratados. O auditor vai perguntar pelo procedimento, não pela tecnologia.
- Só depois acrescente mais subcontratados — um de cada vez, verificando separadamente cada novo modelo de relatório.
Isto significa que é a IA que aprova os resultados?
Não. E esta é a única resposta com a qual este caso de utilização serve para um laboratório acreditado. O modelo executa uma tarefa técnica — transfere informação de um documento para outro, com mais precisão do que uma pessoa, porque não se cansa à décima quinta linha da tabela. A avaliação da conformidade, a decisão de repetir um ensaio e a autorização do relatório continuam a ser atos da pessoa autorizada, exatamente como antes da implementação.
Vale também a pena dizer o que esta ferramenta não faz: não avalia se o subcontratado realizou o ensaio corretamente, não substitui o controlo sobre o fornecedor e não dispensa a obrigação de verificar se a determinação estava dentro do âmbito da sua acreditação. A leitura do documento e o controlo sobre o fornecedor são duas questões diferentes — automatizar a primeira não resolve a segunda.
Resumo
Transcrever resultados de relatórios alheios é uma tarefa que tem todas as características de uma boa candidata à automatização: é repetitiva, morosa, feita pelas pessoas mais sobrecarregadas e propensa a erros com consequências graves. Ao mesmo tempo, é suficientemente estreita para poder ser descrita, testada e documentada — e, portanto, defendida perante o auditor.
Uma implementação sensata da IA no laboratório tem precisamente este aspeto: uma tarefa concreta, um limite de responsabilidade claro, um registo de auditoria completo. Não um «laboratório inteligente», mas menos números transcritos de um PDF às duas da tarde.
Se quiser ver como esta leitura se comporta com os relatórios dos seus subcontratados, escreva-nos — o melhor teste é uma dúzia de documentos seus.
Vamos testar isto com os seus relatórios
Mostramos a leitura em documentos dos seus subcontratados e explicamos como descrever esta alteração na documentação do sistema de gestão — de forma a passar na auditoria.
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Base e fontes
- PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02 Requisitos gerais de competência para laboratórios de ensaio e calibração — secção 6.6 (produtos e serviços fornecidos externamente) e alínea p) da secção 7.8.2.1 (identificação clara no relatório dos resultados obtidos de fornecedores externos): iso.org/standard/66912.html.
- Centro Polaco de Acreditação (PCA) — documentos e requisitos para laboratórios de ensaio, incluindo as regras de recurso a serviços externos: pca.gov.pl.
- European co-operation for Accreditation — documentos interpretativos sobre a comunicação de resultados segundo a secção 7.8 da norma: european-accreditation.org.
- LabCoda.pl — motor de pesquisa de laboratórios acreditados por âmbito de ensaios: labcoda.pl.
Sobre o artigo
O caso de utilização descrito diz respeito à leitura de relatórios de laboratórios subcontratados. Os tempos e os números de relatórios indicados são um cálculo com base no exemplo de um laboratório de dimensão média — servem para mostrar a ordem de grandeza e não são o resultado de uma medição num cliente concreto.
A equipa CleverLAB desenvolve software LIMS para laboratórios acreditados segundo a ISO/IEC 17025. Entre os nossos clientes contam-se, entre outros, laboratórios de águas, águas residuais e microbiologia, laboratórios físico-químicos e laboratórios de limpeza técnica.